Déclaration de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité concerne l’utilisation de notre site internet www.cotsoes.org (ci-après « le site »).

Nous attachons une grande importance à la protection des données. La collecte, le stockage, le traitement et l’utilisation de vos données à caractère personnel (ci-après les « données ») sont effectués dans le respect des dispositions applicables en la matière, en particulier le règlement (UE) 2016/679 (Règlement général sur la protection des données, ci-après « RGPD »).

Conformément à l’article 4, paragraphe 2 du RGPD, on entend par « traitement » toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

La présente déclaration de confidentialité nous permet de vous informer notamment du type, de l’étendue, du but, de la durée et du fondement juridique du traitement des données à caractère personnel, établis sous notre seule responsabilité ou en coopération avec des tiers. De plus, nous vous informons dans ce qui suit des composants de tierces parties employés à des fins d’optimisation du site et de son utilisation pouvant conduire au traitement par lesdites parties des données qu’elles collectent et contrôlent.

1. Responsables du traitement

Les responsables de la collecte, du stockage, du traitement et de l’utilisation de vos données à caractère personnel au sens de l’article 4, paragraphe 7 du RGPD sont les suivants :

Ministère fédéral des Affaires étrangères
Referat 105 -  Services linguistiques
Werderscher Markt 1
D-10117 Berlin

et

Office fédéral des langues
Horbeller Str. 52
D-50354 Hürth

pour la Conférence des services de traduction des États européens (CST).

Si vous souhaitez vous opposer à la collecte, au stockage, au traitement ou à l'utilisation de tout ou partie de vos données conformément aux présentes dispositions, vous pouvez en informer les responsables par courriel à l'adresse admin@cotsoes.info.

La présente déclaration de confidentialité peut être téléchargée et imprimée à tout moment.

2. Finalité du traitement de vos données à caractère personnel

Nous utilisons les données à caractère personnel exclusivement aux fins de l’exploitation du site.

3. Quelles données sont utilisées et pourquoi

3.1 Hébergement de site

Les services d'hébergement que nous utilisons recouvrent les services suivants :  services d'infrastructure et de plate-forme, capacité informatique, espace de stockage et services de base de données, envoi des courriels, services de sécurité et services de maintenance technique que nous utilisons pour exploiter le site.

Notre hébergeur ou nous-mêmes traitons des données d’inventaire, des données de contact, des données de contenu, des données contractuelles, des données d'utilisation, des métadonnées et des données de communication des parties intéressées et des visiteurs du site aux fins de nos intérêts légitimes à proposer un site efficace et sécurisé conformément à l'article 6, paragraphe 1, sous f, du RGPD, en relation avec l’article 28 du RGDP.

3.2 Données d'accès

Nous recueillons des informations sur chaque utilisateur du site. Notre hébergeur ou nous-mêmes recueillons automatiquement des données sur votre comportement d'utilisation et vos opérations sur le site et enregistrons des données sur votre ordinateur ou sur votre appareil mobile. Nous collectons, stockons et utilisons les données relatives à chaque accès à notre site (fichiers journaux de serveur). Les données d'accès comprennent :

  • Nom et URL du fichier consulté
  • Date et heure de la consultation
  • Volume de données transférées
  • Message de consultation réussie (code de réponse HTTP)
  • Type et version du navigateur
  • Système d’exploitation
  • URL du référent (c'est-à-dire la page visitée précédemment)
  • Sites auxquels le système de l'utilisateur accède par l'intermédiaire de notre site
  • Fournisseur de services internet de l'utilisateur
  • Adresse IP (anonymisée en supprimant les deux derniers chiffres) et fournisseur demandeur

Ces données de journal font l’objet d’une analyse statistique aux fins d'exploitation, de sécurité et d'optimisation de notre site, et permettent d’enregistrer de façon anonyme le nombre de visiteurs ainsi que l'étendue et la nature de l’utilisation de notre site et de nos services, sans être reliées à votre personne ni être utilisées à des fins de profilage. Elles nous sont utiles pour fournir des contenus personnalisés et localisés, analyser le trafic, rechercher et corriger les erreurs et améliorer nos services.

Cela répond à nos intérêts légitimes au sens de l'article 6, paragraphe 1, sous f, du RGPD.

Nous nous réservons le droit de vérifier ultérieurement les fichiers journaux en cas de présomption d'utilisation illégale induite par des éléments concrets. Les adresses IP sont conservées dans nos fichiers journaux pour une durée limitée si des raisons de sécurité l’exigent. Elles sont supprimées dès que cette exigence disparaît. Les adresses IP sont également conservées en cas de soupçon d'infraction pénale dans le cadre de l'utilisation de notre site. De plus, nous enregistrons la date de votre dernière visite dans votre compte (par exemple lors de l'inscription, de la connexion, de clics sur des liens, etc.).

3.3 Cookies

Nous utilisons des cookies de session pour optimiser notre site. Un cookie de session est un petit fichier texte émis par les serveurs lorsque vous visitez un site web, qui est stocké temporairement sur votre disque dur. Ces cookies améliorent l’affichage du site ainsi que votre navigation. Ils recueillent des données telles que votre adresse IP, votre système d'exploitation et votre type de navigateur ou de connexion internet. Ces informations ne sont jamais reliées à des données à caractère personnel ni transmises à des tiers. Nous n’utilisons en aucun cas les cookies pour introduire des logiciels malveillants ou des logiciels espions dans votre ordinateur. Il est possible de refuser les cookies, mais cela limite la qualité de l’affichage et de certaines fonctions du site. Pour désactiver les cookies, effectuez les réglages nécessaires dans les paramètres de votre navigateur (consultez la fonction d’aide pour savoir comment faire).

L'utilisation de cookies répond à nos intérêts légitimes, au sens de l'article 6, paragraphe 1, sous f, du RGDP, à rendre notre site plus convivial, plus efficace et plus sûr.

3.4 Compte utilisateur

Vous pouvez créer un compte d'utilisateur sur notre site. Pour ce faire, nous avons besoin de données à caractère personnel qui vous seront demandées lors de la procédure de connexion. Lors de votre connexion suivante, seuls votre nom d'utilisateur et votre mot de passe vous seront demandés.

Lors de votre inscription, nous collectons des données de base (par exemple nom, adresse), des données de communication (par exemple adresse courriel) et des données d'accès (nom d'utilisateur et mot de passe).

Pour garantir une inscription correcte et empêcher l’inscription de tiers non autorisés, vos nom d'utilisateur et mot de passe vous sont communiqués par courriel après votre demande. Les données vous concernant sont ensuite stockées de façon permanente dans notre système. Vous pouvez à tout moment consulter et modifier les données de votre compte utilisateur en vous connectant au moyen de votre nom d'utilisateur et de votre mot de passe. Vous pouvez à tout moment changer votre mot de passe dans votre profil d'utilisateur.

Vous pouvez à tout moment demander la suppression de votre compte utilisateur sur simple demande écrite (par exemple un courriel) adressée aux responsables mentionnés au point 1. Vos données à caractère personnel seront alors effacées de notre système, sauf si la durée légale de conservation n’est pas encore écoulée.

La base juridique du traitement de ces données est votre consentement au sens de l'article 6, paragraphe 1, sous a, du RGPD.

3.5 Contributions des utilisateurs

Vous avez la possibilité de publier des contributions sur notre site. Dans ce cas, nous traiterons et publierons votre contribution, la date et l'heure de soumission ainsi que votre nom d'utilisateur, conformément aux dispositions de l’article 6, paragraphe 1, sous a, du RGDP.

 En vertu de l'article 7, paragraphe 3, du RGDP, vous avez le droit de retirer votre consentement, sans effet rétroactif. Pour ce faire, il suffit de nous informer de votre retrait.

3.6 Données à caractère personnel

Conformément au principe de prévention et de limitation de la collecte de données, nous ne collectons des données que pour la durée et dans la mesure nécessaires au fonctionnement de notre site, sous réserve des dispositions légales. Nous attachons la plus grande importance à la protection de vos données et respectons strictement les dispositions légales applicables ainsi que celles de la présente déclaration de confidentialité dans le cadre de la collecte et du traitement des données à caractère personnel. Lorsque les données ne sont plus nécessaires aux fins prévues ou que la durée légale de conservation expire, les données collectées sont bloquées ou supprimées. Il est possible d’utiliser notre site sans enregistrer de données à caractère personnel, mais cela en limite la fonctionnalité. Les données personnelles telles que votre nom, votre adresse professionnelle ou votre adresse courriel professionnelle sont collectées avec votre consentement. Elles ne sont en aucun cas divulguées à des tiers sans votre autorisation expresse. Veuillez toutefois noter que la communication de données sur internet ne peut être totalement sécurisée, en particulier lors de l’échange de courriers électroniques.

3.7 Contact par courriel

Si vous nous contactez (par exemple par courriel), nous traitons les données nécessaires au traitement et à un éventuel suivi de votre demande.

Nous ne traitons les données à caractère personnel qu’avec votre consentement (article 6, paragraphe 1, sous a, du RGPD) ou si nous y avons un intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, sous f, du RGPD), ce qui peut par exemple consister à répondre à votre courriel.

4. Durée de conservation

Sauf indication contraire, nous ne conservons les données à caractère personnel que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs poursuivis.

Dans certains cas, le législateur prévoit la conservation de données à caractère personnel. Dans ces cas, nous ne stockerons les données qu'à ces fins légales, mais elles ne seront pas traitées d'une autre manière et seront supprimées après l'expiration du délai légal de conservation.

5. Droit à l'information, à la rectification, à la suppression et au verrouillage

Vous avez le droit d'obtenir à tout moment des informations sur les données à caractère personnel vous concernant, y compris leur origine et leur destinataire, la finalité de leur collecte et de leur traitement. Vous avez également le droit de faire rectifier, verrouiller ou supprimer ces données. Ceci ne s'applique pas aux données conservées en vertu de dispositions légales ou nécessaires au fonctionnement correct du site. L’accès à vos données est contrôlé par un fichier verrou. En l’absence d’obligation légale d'archivage, nous les supprimons à votre demande. Si une telle obligation s'applique, la suppression n’est pas possible mais les données sont verrouillées. Pour toute question concernant la rectification, le verrouillage ou la suppression de données à caractère personnel, veuillez contacter les responsables mentionnés dans la présente déclaration de confidentialité.